Cari hesap nedir, nasıl takip edilir?

Veresiye çalışıyorsanız zaten bir cari hesabınız var. Adı defterde “Ahmet Usta” olabilir, telefonunuzun notlarında olabilir, hatta sadece aklınızda olabilir. Cari hesap, bu takibin düzgün tutulan hâlidir.

Cari hesap nedir?

Cari hesap, alışveriş ettiğiniz her firma ve kişi için tuttuğunuz tek sayfadır: ona ne verdiniz, sizden ne aldı, ne kadar ödedi. Sayfanın altındaki son satır bakiyedir — yani o an aranızda kalan tutar.

Bir örnek. Bir müşteriye ay içinde üç kez mal verdiniz, toplam 30.000 lira. İki kez ödeme yaptı, toplam 18.000 lira. Cari hesabın söylediği şey tek cümledir: bu kişiden 12.000 lira alacağınız var. Fatura sayısı değişir, ödeme sayısı değişir; bakiye hep bu ikisinin farkıdır.

Aynı defter tedarikçi için de tutulur. Oradan mal alırsınız, ödeme yaparsınız, arada kalan tutar sizin borcunuzdur.

Borç ve alacak neden karışır?

Çünkü bu iki kelime kimin gözünden bakıldığına göre yer değiştirir. Siz mal sattığınızda sizin defterinizde “alacak” doğar; karşı tarafın defterinde aynı işlem “borç” olarak yazar. İki taraf da haklıdır, iki taraf da farklı kelime kullanır. Telefonda “sizde şu kadar borç görünüyor” cümlesinin bu kadar sık tartışma çıkarmasının sebebi budur.

Kafa karışıklığından kurtulmanın pratik yolu, terimi değil yönü yazmaktır. Her satırın yanına şunu sorun:

• Mal verdim, para almadım → benim alacağım arttı.
• Para aldım → benim alacağım azaldı.
• Mal aldım, ödemedim → benim borcum arttı.
• Ödeme yaptım → borcum azaldı.

Bir de şu durum var: aynı firmadan hem alıp hem satıyor olabilirsiniz. Komşu esnafa mal verip ondan da malzeme alıyorsanız iki ayrı hesap tutmayın. Tek hesapta iki yön de işlenir, bakiye net olarak kalır; ay sonunda “sen bana şu kadar, ben sana bu kadar” hesabı yapmak zorunda kalmazsınız.

Defter neden bir yerden sonra yetmiyor?

Defter aslında iyi çalışır. Sorun, defterin sizin hafızanıza bağlı olmasıdır. Ne zaman yetmediği de bellidir:

• Bir müşteriye ayrılan sayfa dolar, kalanı başka sayfaya taşar ve bakiye iki yere bölünür.
• Taksitli ödeyen müşteride hangi ödemenin hangi faturaya sayıldığı belirsizleşir.
• Tedarikçi faturası geç gelir; ay kapanmıştır, kayıt geriye doğru sıkıştırılır.
• “Bu müşteriye geçen sefer kaça vermiştim?” sorusunun cevabı sayfalar arasındadır.
• Defter tek nüshadır. Dükkânda siz yokken kimse bakiyeye bakamaz.

Excel bir adım ileridir ama aynı yerde tıkanır: formül bozulur, dosyanın kaç kopyası olduğu bilinmez ve müşterinize verebileceğiniz düzgün bir döküm çıkmaz.

Cari ekstre nedir, ne zaman lazım olur?

Ekstre, bir carinin bütün hareketlerinin tarih sırasıyla dökülmüş hâlidir: her satırda tarih, belge (fatura no, makbuz, dekont), tutar ve o işlemden sonraki bakiye bulunur. Bakiyenin nasıl oluştuğunu satır satır gösterir.

Ekstreye genelde üç yerde ihtiyaç duyulur:

1. Müşteri itiraz ettiğinde. “Ben o parayı ödemiştim” cümlesinin tek cevabı ekstredir. Tartışmak yerine dökümü gönderirsiniz.
2. Mutabakat yaparken. Dönem sonunda karşı tarafa bakiyeyi sorarsınız; iki defter tutmuyorsa fark hemen ortaya çıkar.
3. Muhasebeciye bilgi verirken. “Şu firmadan alacağım ne kadar” sorusu ekstreyle cevaplanır, telefonla değil.

Ekstrenin iyi tarafı, kimseyi suçlamadan konuşmasıdır. Belgeleri sıraya dizer, gerisini okuyan kişi görür.

Vade, kaydın parçasıdır

Bir satışı yazarken ne kadar olduğu kadar ne zaman ödeneceği de kayda girer. Vade, ödemenin beklendiği gündür: 1 Eylül’de 30 gün vadeyle mal verdiyseniz vade 1 Ekim’dir.

Vadeyi yazmazsanız defteriniz size “kim borçlu” der ama “kim geciktirdi” diyemez. Aradaki fark büyüktür:

• Vade yazılıysa, listeyi açıp vadesi geçenleri ayırabilirsiniz.
• Gecikmenin kaç gün olduğunu görürsünüz. Üç gün geciken müşteriyle üç ay geciken müşteri aynı telefonu hak etmez.
• Kendi borçlarınızın vadesini de görürsünüz. Haftaya ödeyeceğiniz tutar ile haftaya tahsil edeceğiniz tutarı yan yana koymak, nakit sıkışıklığını önceden fark etmenin en basit yoludur.

Düzgün bir cari takibi nasıl başlar?

Sistem değiştirmenin en zor günü ilk gündür. Sırası şudur:

1. Her firma için tek kart açın. Aynı kişi için iki kart, iki bakiye demektir ve ikisi de doğru değildir. Firma adını bir kez, düzgün yazın.
2. Bir gün seçip açılış bakiyesini dondurun. Geçmişi satır satır girmeye çalışmayın. O güne kadarki net bakiyeyi tek satır olarak yazın, o günden sonrasını belge belge işleyin.
3. Her harekete bir belge bağlayın. Fatura numarası, makbuz, dekont. Belgesiz yazılan “elden aldım” satırı, altı ay sonra tartışmanın çıkacağı satırdır.
4. Vadeyi satış anında yazın. Sonradan hatırlamaya çalışmak işe yaramaz.
5. Kaydı aynı gün girin. Biriken fişlerden biri mutlaka kaybolur; kaybolan fiş, olmayan alacaktır.
6. Ayda bir listeyi geciktirenlere göre sıralayın. Arama yapılacak beş ismi görmek, bütün listeyi okumaktan daha çok iş görür.

Bu düzeni kâğıt üstünde de kurabilirsiniz; zor olan kurmak değil, her gün sürdürmektir. Cari Defteri tam olarak bunun için var: her firmanın kartı, hareketleri, vadesi ve ekstresi tek yerde durur, bakiyeyi siz hesaplamazsınız.