Küçük işletmede stok takibi nasıl yapılır?

Stok takibi, “hangi maldan kaç tane var” sorusuna depoya gitmeden cevap verebilmektir. Kulağa basit geliyor ama küçük bir dükkânda bile birkaç yüz kalem mal olur. Hepsini akılda tutmak mümkün değil. Bu yazı, muhasebe bilmeyen bir dükkân ya da atölye sahibi için baştan sona neyin nasıl yapıldığını anlatıyor.

Yılda bir sayım neden yetmez?

Sayım bir fotoğraftır: o günün durumunu gösterir. Takip ise filmdir, her gün akar.

Yılda bir sayım yapıp yıl boyunca defter tutmazsanız, aradaki on bir ay boyunca elinizde bilgi yoktur. Sonuçları şunlar olur:

• Müşteri telefonla arar, “şu var mı” diye sorar. Siz “bakayım” deyip depoya koşarsınız. Her seferinde.
• Biten malı fark etmezsiniz. Fark ettiğinizde müşteri çoktan başka yerden almıştır.
• Duran malı da fark etmezsiniz. Rafta bekleyen mal, cebinizden çıkmış ve geri dönmemiş paradır.
• Kaybı göremezsiniz. Kırılan, bozulan ya da hiç gelmemiş mal, yıl sonunda tek bir “eksik çıktı” olarak karşınıza gelir. O noktada nedenini bulmak imkânsızdır.

Yıl sonu sayımı yine yapılır; ama takip varsa sayım sürpriz olmaz, sadece teyit olur.

Stok kartı ve üzerinde ne bulunmalı?

Stok kartı, sattığınız her mal için açtığınız kimlik kartıdır. Bir kez düzgün açılır, yıl boyu kullanılır.

Ad

Kataloğun yazdığı uzun isim değil, sizin ve müşterinizin kullandığı isim. Rafta ne diyorsanız kartta da o yazsın.

Kod

Kendi kısa kodunuz. Elle yazabileceğiniz kadar kısa olsun. Kodun asıl işi aramayı hızlandırmaktır; kimseye göstermeyeceğiniz bir numara olması gerekmez.

Barkod

Bir malın birden fazla barkodu olabilir, bu normaldir. Üretici ambalajı değiştirir, aynı mal iki farklı kutuyla gelir, toptancı kendi barkodunu yapıştırır. Elinizdeki her barkodu aynı karta ekleyin. Hangisi okutulursa okutulsun aynı mal bulunur.

Birim

Adet mi, kilogram mı, metre mi? Bu seçim sadece etiket değil: adetle satılan malda yarım tane olmaz, kilogramla satılanda olur. Birimi baştan doğru seçmek, sonradan “1,5 adet” gibi anlamsız kayıtların önüne geçer.

Marka, kategori, raf

Bunlar zorunlu değil ama aramayı çok kolaylaştırır. Özellikle raf bilgisi: malı kayıtta bulmak yetmez, depoda da bulmanız gerekir.

Aynı ürün kodu farklı markalarda olabilir

Bu, yedek parça, hırdavat, elektrik malzemesi gibi işlerde her gün yaşanır. Üreticiler kod verirken birbirine danışmaz. “1010” diye bir kod, üç farklı markanın üç farklı malında aynı anda bulunabilir.

Sonuç şu: kod tek başına kimlik değildir. Kimlik, kod ile markanın birleşimidir.

Bunu önemsemezseniz ne olur? İki farklı malı tek kartta tutarsınız. Stok sayısı ikisinin toplamı olur ve hiçbir şey ifade etmez. Müşteri “1010 istiyorum” der, kayıt “12 tane var” der, siz rafa gidersiniz, aradığı markadan hiç yoktur. Sayım da hiçbir zaman tutmaz, çünkü tutması mümkün değildir.

Doğrusu: kod aynı olsa bile her marka için ayrı kart açın. Aramanız hem koda hem markaya baksın ki “1010” yazdığınızda üçü birden listelensin ve siz doğru olanı seçin.

Aynı mantık müşteri ve tedarikçi kodları için de geçerli. Müşteriniz size kendi kodunu söyler, o kod sizin kodunuza benzemez. Bunu bir kez eşleştirip not etmek, her seferinde katalog karıştırmaktan iyidir.

Kritik seviye: sipariş ne zaman verilir?

Kritik seviye, “buraya düşünce sipariş ver” dediğiniz sayıdır. Sıfır değildir — sıfırı gördüğünüzde iş zaten işten geçmiştir.

Hesabı basit: malın tedarikçiden gelmesi kaç gün sürüyor, o günlerde ne kadar satıyorsunuz? İkisini çarpın, üstüne biraz pay ekleyin.

Örnek: bir filtre haftada ortalama 5 adet satıyor ve tedarikçiniz bir haftada getiriyor. Kritik seviyeyi 5 yaparsanız, sipariş verdiğiniz gün stok tam biterken mal gelir — yani hiç payınız kalmaz. 8-10 demek daha doğru olur. Tedarikçi gecikirse ya da o hafta beklenenden fazla satarsanız açıkta kalmazsınız.

İki not:

• Mevsim değişince seviye de değişir. Yazın satan malın kritik seviyesi yazın yükselir.
• Her ürüne kritik seviye koymak zorunda değilsiniz. En çok satan kalemlere koyun, gerisini elle kontrol edin. Otuz üründe işleyen bir sistem, üç yüz üründe unutulan bir sistemden iyidir.

Birden fazla yeriniz varsa: depolar

Dükkân, ambar, ikinci şube, atölye, servis aracı… Mal bunların arasında dolaşıyorsa toplam sayıyı bilmek yetmez, nerede olduğunu da bilmeniz gerekir.

Her fiziksel yeri ayrı bir depo olarak tanımlayın. En çok unutulanı servis aracıdır: araca yüklenen mal satılmış değildir, sadece yer değiştirmiştir. Satılmış gibi düşerseniz stok eksik görünür; hiç düşmezseniz akşam araçta ne kaldığını bilemezsiniz.

Mal bir yerden diğerine gittiğinde kaydı da taşıyın. Bu, bir satış ya da alış değildir; sadece transferdir ve kimseye borç ya da alacak yazmaz.

Stokun eksiye düşmesi hata değildir

Burası çoğu kişinin ters bulduğu yer, o yüzden gerekçesiyle anlatalım.

Kayıt, gerçeğin her zaman biraz gerisindedir. Mal sabah gelir, faturası öğleden sonra girilir. Tedarikçi irsaliyeyle gönderir, fatura haftaya gelir. Sayımda bir raf atlanmıştır. Bunların hepsi olağan.

Şimdi düşünün: kayıt “sıfır” yazıyor diye program satışı engellese ne olur? Mal rafta duruyor, müşteri kasada bekliyor ve siz satış yapamıyorsunuz. İnsanlar bu durumda engeli aşmanın bir yolunu bulur — uyduruk bir giriş fişi atılır, bir kartın miktarı elle düzeltilir, ya da satış hiç kaydedilmeden yapılır. Yani engel hatayı ortadan kaldırmaz; hatayı göremeyeceğiniz bir yere iter.

Eksiye düşmüş bir satır ise görünür bir işarettir. Size şunu söyler: “Bu malın girişi kayıtta eksik.” Bir iş listesidir, bir arıza değil.

Pratikte yapılacak şey: satışı yapın, sonra haftada bir eksiye düşenlere bakın. Her biri üç şeyden biridir — girilmemiş bir alış faturası, yanlış seçilmiş bir birim, ya da birbirine karışmış iki kart. Üçü de birkaç dakikada düzelir.

Kısacası programın gerçeğe uyması gerekir, gerçeğin programa değil.

Haftada yirmi dakika

Stok takibi büyük bir proje değil, küçük bir alışkanlıktır. Haftada bir oturun ve üç listeye bakın: kritik seviyenin altına düşenler, eksiye düşenler, ve aylardır hiç hareket görmemiş olanlar. Birincisi sipariş listeniz, ikincisi düzeltme listeniz, üçüncüsü de rafta bekleyen paranızın listesidir.

Cari Defteri’nde stok ayrı bir iş değildir: satış faturasını kestiğinizde düşer, alışı girdiğinizde artar. Sizin yapmanız gereken tek şey kartları bir kez düzgün açmak.