Teklif, sipariş, irsaliye ve fatura arasındaki fark
Müşteri arar, fiyat sorar. Anlaşırsınız. Mal çıkar, faturası sonra kesilir. Bu sıradan alışverişin içinde dört ayrı belge vardır ve her biri başka bir işi yapar. Karıştırıldığında sonuç genelde ikisinden biridir: tahsil edilemeyen bir alacak, ya da deposu boşalmış ama defterinde dolu görünen bir stok.
Aşağıda dördünü, gerçek bir satışın ilerlediği sırayla anlatıyoruz.
Kısaca hangisi ne yapar
| Belge | Ne yapar | Ne yapmaz |
|---|---|---|
| Teklif | Fiyatı yazılı verir | Kimseyi bağlamaz |
| Sipariş | Anlaşılanı kayda geçirir | Mal hareket etmez |
| İrsaliye | Malın yanında gider, stoktan düşer | Müşteriye borç yazmaz |
| Fatura | Müşterinin borcunu doğurur | Tek başına malı taşımaz |
Teklif: fiyat verirsiniz, söz vermezsiniz
Teklif, “bu ürünü bu şartlarla şu fiyata veririm” demenin yazılı hâlidir. Bir geçerlilik süresi taşır ve bu süreyi siz belirlersiniz. Maliyetiniz değiştiğinde eski bir fiyatla bağlanmamanızın tek yolu budur.
Teklif kabul edilene kadar hiçbir şeyi bağlamaz: stoktan bir şey düşmez, müşteriye borç yazılmaz, kasaya para girmez. Henüz sadece bir öneridir.
En sık yapılan hata
Teklifi telefonda vermek. “Ben ona metresini şu fiyata demiştim” cümlesi, karşı taraf başka bir rakam hatırladığında hiçbir işe yaramaz.
İkincisi, geçerlilik süresi koymamak. Süresiz teklif, alım maliyetiniz çoktan değişmişken karşınıza çıkar ve pazarlık baştan başlar.
Sipariş: söz verildi, mal hâlâ sizde
Müşteri teklifi kabul edince sipariş doğar. Sipariş anlaşmanın kaydıdır: hangi üründen ne kadar, hangi fiyata, ne zaman teslim edilecek.
Sipariş de mal hareketi üretmez. Ürün hâlâ raftadır. Müşterinin size borcu da yoktur, çünkü henüz bir şey teslim etmediniz.
Siparişin asıl işi hatırlatmaktır: neyi teslim etmeye söz verdiğinizi ve ne kadarının açık kaldığını. Parçalı teslimatta — “bu hafta yarısını, kalanını sonra” — kalan miktarı takip eden tek belge budur.
En sık yapılan hata
Bir kısmını gönderip siparişi kapanmış saymak. Kalan miktar kimsenin bakmadığı bir yerde kalır ve müşteri arayana kadar hatırlanmaz.
İrsaliye: mal yola çıkar, borç doğmaz
İrsaliye malın yanında giden belgedir. İçinde ne gittiği yazar, taşıyanın elinde bulunur, teslim alan imzalar.
Ön muhasebedeki işi tek cümleyle özetlenir: stoğu hareket ettirir, cari hesabı hareket ettirmez. Depodan üç palet çıktıysa stok üç palet azalır, ama müşterinin bakiyesi olduğu gibi kalır.
Bu tuhaf görünebilir. Mantığı şu: mal teslim edilmiş olabilir, ama alacak henüz bir belgeye bağlanmamıştır. Alacağı doğuran belge faturadır.
En sık yapılan hata
İrsaliyeyi kesip faturayı unutmak. Mal deponuzdan çıkmıştır, müşteri malı kullanmaktadır, sizin defterinizde ona ait tek kuruş borç görünmez. Bu hata genelde çok sonra, stok sayımında ortaya çıkar: sayımda eksik çıkan mal aslında satılmıştır, sadece faturası kesilmemiştir.
İkinci hata, aynı malı iki kez stoktan düşürmek. İrsaliyeyle çıkan mal faturalanırken fatura o irsaliyeden üretilmelidir; sıfırdan yeni bir fatura yazılırsa aynı ürün depodan ikinci kez düşer.
Fatura: alacağın doğduğu belge
Fatura, müşterinin size borçlandığı andır. Cari hesabındaki bakiye bu belgeyle oluşur, vade bu belgeden başlar, tahsilat bu belgenin karşısına yazılır.
“Bu müşterinin bana ne kadar borcu var?” sorusunun cevabı, kesilmiş faturalardan alınan ödemelerin düşülmesiyle çıkar. Bu yüzden faturası kesilmemiş bir teslimat, defterde var olmayan bir alacaktır.
Fatura kesildikten sonra içeriği değiştirilmez. Yanlışsa düzeltmenin yolu iptal edip yenisini kesmektir. Sonradan sessizce düzeltilebilen bir belge, geçmişine güvenilmeyen bir defter demektir.
En sık yapılan hata
Fatura kesmeyi para almak sanmak. Fatura alacağı kayda geçirir, tahsil etmez. Ödeme ayrı bir belgeye — tahsilata — yazılır. İkisi karıştığında ya parası alınmış bir fatura açık görünür, ya da hiç ödenmemiş bir fatura kapanmış sanılır.
İrsaliye mi, fatura mı: en çok karışan ikili
Malın önce irsaliyeyle çıkıp faturasının sonra kesilmesi normal bir çalışma şeklidir. Aynı müşteriye sık gönderim yapıyorsanız her sevkiyata ayrı fatura kesmek yerine, dönem sonunda irsaliyeleri birleştirip tek fatura kesmek hem sizi hem müşteriyi rahatlatır.
Tek riski vardır: faturalanmadan kalan irsaliye. Bunun için tek bir alışkanlık yeter, düzenli aralıklarla “faturalanmamış teslimatlar” listesine bakmak. O liste boşsa, depodan çıkan her malın karşılığı defterde alacak olarak duruyor demektir.
e-Belge tarafı
Bu belgelerin bir kısmı bugün elektronik ortamda düzenleniyor. Hangi işletmenin hangi belgeyi elektronik düzenlemek zorunda olduğu işletmeden işletmeye değişir ve kurallar zaman zaman güncellenir; kapsama girip girmediğinizi mali müşavirinize sorun. Belgelerin işi bundan etkilenmez: elektronik fatura da faturadır, alacağı doğuran belge yine odur.
Kısa kontrol listesi
Bir belge keserken kendinize tek soru sorun: bu kâğıt neyi değiştiriyor?
- Hiçbir şeyi değiştirmiyorsa → teklif ya da sipariş
- Yalnız depoyu değiştiriyorsa → irsaliye
- Müşterinin bakiyesini değiştiriyorsa → fatura
- Kasayı ya da bankayı değiştiriyorsa → tahsilat, fatura değil
Cari Defteri’nde bu dört belge aynı ekrandan kesilir: teklif siparişe, sipariş irsaliyeye, irsaliye faturaya dönüşür ve faturalanmamış teslimatlar cari kartında toplanır.